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Rôle du Syndic
(Base légale : art. 18 Loi du 10 juillet 1965, art. 32, 36 Décret 17 mars 1967)
Le syndic a une mission générale de gestion de l'immeuble. Ceci inclut :
L'obligation d'exécuter les décisions adoptées par l'assemblée générale (art. 18 L. 1965), dans la mesure où ces décisions sont claires et précises. Il ne pourra outrepasser ces décisions, sauf délégation de pouvoir spéciale votée à la majorité de l'art. 25 (de tous les copropriétaires).
Rapports avec l'assemblée générale : C'est le syndic qui provoque les réunions de l'assemblée générale, en adressant une convocation en temps utile et dans les formes requises ; il organise la salle et la réunion.
Nota: le choix de la date peut s'établir en concertation avec le Conseil syndical.
> il doit être personnellement présent aux assemblée (ou se faire remplacer par un préposé), établir les feuilles de présence, présenter un compte-rendu de sa gestion et éventuellement en demander quitus. --- ni le syndic ni ses préposés ne peuvent présider l'assemblée générale, ni recevoir de pouvoir pour y représenter un copropriétaire
> il inscrit les décisions de l'assemblée dans un procès-verbal, qu'il consigne dans un registre librement accessible par les copropriétaires.
La gestion documentaire, budgétaire et comptable du syndicat. Ceci inclut :
> la mise à jour de la liste des copropriétaires, avec indication des numéros de lots, des nu-propriétaires et usufruitiers, ainsi que des personnes qui ont un droit d'habitation sur le lot (art. 32 D. 1967).
> la préparation et l'envoi des convocations aux assemblées générale, et s'assurer que celles-ci sont tenues au moins une fois par an.
> la préparation du budget de la copropriété (art. 18 L. 1965). Une copie du budget doit obligatoirement être envoyée avec chaque convocation à l'assemblée générale prévoyant son vote.
> l'envoi à certains copropriétaires des décisions de l'assemblée sous forme de procès-verbal.
La gestion financière de la copropriété (art. 18 L. 1965). Ceci inclut :
> l'ouverture d'un compte bancaire ou postal au nom du syndicat ; les documents comptables de ce compte doivent pouvoir être présentés à tout moment de l'année au syndicat de la copropriété, si celui-ci en fait la demande
> l'ouverture éventuelle d'un compte séparé pour le syndicat des copropriétaires ; il vaut mieux se méfier des syndics trop hostiles au compte séparé. Un compte séparé permet un meilleur suivi de la gestion ; il facilite les placements de trésorerie, et constitue une sécurité en cas de faillite ou de changement de syndic.
> l'ouverture d'un compte spécial pour travaux ; cette ouverture doit être soumise au vote de l'assemblée au minimum tous les 3 ans. Il sert à éviter les appels de charges pour travaux trop brutaux et minimiser les risques d'impayés, mais il nécessite un peu plus de gestion. Aussi les syndics essaient-ils souvent de dissuader les copropriétaires d'en ouvrir un.
> le syndic doit recouvrer les charges auprès des propriétaires, et poursuivre, judiciairement si besoin, ceux qui ne paient pas.
La mission de faire respecter le règlement de copropriété
> le syndic reçoit les plaintes, adresse les mises en demeure et au besoin poursuit judiciairement les contrevenants. A noter: les locataires sont sans lien de droit avec la copropriété ; le syndic ne peut donc que rappeler à un propriétaire qu'un locataire contrevient au règlement, à charge pour ce propriétaire de faire le nécessaire auprès du locataire.
> il gère le personnel de la copropriété. Il est souhaitable de vérifier que son contrat prévoit expressément le remplacement des gardiens et employés d'immeuble, et définissez à l'avance les modalités d'un éventuel surplus de facturation si le syndic en exige un.
> il contracte les assurances nécessaires à l'immeuble.
La représentation du syndicat des copropriétaires en justice :
> sans autorisation particulière (mandat général de préservation de l'immeuble) :
> pour le recouvrement des impayés (vérifiez que le syndic ne prévoie pas de frais de relance excessifs en cas d'impayés). Vous pouvez prévoir dans le contrat du syndic une clause aux termes de laquelle il appliquera systématiquement au débiteur des intérêts de retard qu'il se chargera de calculer (tels qu'ils sont prévus à l'art. 36 D. 1967).
> pour les actions en référé et les mesures conservatoires
> quand le syndicat des copropriétaires est assigné en justice
> avec une autorisation expresse de l'assemblée générale pour les autres cas
Le suivi des coordonnées des copropriétaires
> Cette obligation les rend tributaires de la coopération d'un certain nombre d'acteurs de la vie immobilière ; cf. la Recommandation n°3 de la Commission relative à la copropriété.